Si tu emprendimiento laboral está creciendo o si recién te recibiste y empezaste a ejercer tu profesión, seguramente estarás pensando en instalarte en una oficina. Sabemos que se trata de una decisión importante y también de una inversión de tiempo y dinero.
Los espacios de trabajo, después de los hogares, suelen ser donde pasamos la mayor parte del tiempo. Por eso, siempre es necesario que nos sintamos cómodos allí: que contemos con los escritorios adecuados, con asientos cómodos, con una impresora que funcione y con otros objetos que hacen al bienestar laboral.
En este artículo te vamos a dar algunos consejos para que puedas equipar tu oficina y un kit estándar sobre lo mínimo e indispensable que debes tener allí. Trabajar suele ser agradable cuando se hace con comodidad.
- Recomendaciones generales
Antes que nada, vamos a darte algunas recomendaciones generales. Primero, te aconsejamos que elijas el lugar adecuado para instalar tu oficina. Para esto, lo principal que debes tener en cuenta es cuánto dinero vas a invertir y qué cantidad de personas van a realizar actividades en ese sitio.
También debes definir el tipo, tamaño y el número de mobiliario y equipamiento. ¿Cuántos escritorios tendrás en tu oficina? ¿Qué cantidad de computadoras, teléfonos e impresoras se utilizarán en ese sitio laboral? ¿Precisarás un espacio para reuniones? ¿Te serviría un sillón?
- Mobiliario
Dentro del kit básico de equipamiento para una oficina debes pensar en el mobiliario. Esto incluye a las sillas y escritorios, archiveros, estantes o mesas para poner distintos objetos (como una impresora) y tachos de basura, entre otros elementos.
Todo el mobiliario es importante, pero debes ser cauteloso para no llenar la oficina de objetos que compliquen la circulación y la armonía. Piensa, por ejemplo, qué objetos se pueden compartir. ¿Es necesario que cada espacio de trabajo cuente con un tacho de basura? ¿Preciso más de una mesa de reuniones?
- Tecnología
Los aparatos tecnológicos son el alma de una oficina. Cuando hablamos de ellos, nos referimos a las computadoras de escritorio o laptops, a las impresoras precios y a los sistemas telefónicos (siempre es oportuno contar con uno en un espacio laboral).
En cuanto a las computadoras, la complejidad y especificidad de las mismas dependerá de la tarea que se realice en la oficina. De seguro, una empresa de arquitectura necesitará equipamiento distinto a una periodística o a una dedicada a cuestiones contables.
Lo mismo pasa con otros elementos tecnológicos. Por ejemplo, la mayoría de las empresas podrán utilizar impresoras económicas para realizar sus tareas. En cambio, una firma dedicada al diseño gráfico es posible que precise de un equipo más sofisticado.
Si necesitas impresoras baratas, en distintas páginas web de compras podrás encontrar infinidad de ofertas. Para elegir una considera su calidad y rapidez de trabajo, el precio que te demandarán los cartuchos y el tipo de conexiones con el que cuenta. Si tienes dudas sobre cuál es la adecuada para tu oficina, trata de mirar catálogos e informarte y no dejes de realizarle consultas al vendedor.
- Insumos
Cuando hablamos de los insumos nos referimos a todo lo que concierne a la papelería y también, por ejemplo, a la tinta para impresora. Este tipo de elementos deberán ser renovados periódicamente.
A pesar de que estamos en la era digital, la papelería sigue ocupando un lugar importante en nuestros espacios de trabajo. Allí, no pueden faltar libretas, lapiceras, engrapadoras, post-its, cinta adhesiva y clips. Se trata de elementos fundamentales para las tareas diarias de cualquier actividad.
En tanto, en nuestra oficina nunca puede faltar tinta para realizar nuestras impresiones. Este tipo de carencia suele generar un malestar laboral. ¿Hay algo más fastidioso que enviar un documento a imprimir y no poder terminar con el proceso por la falta de algún elemento?
En este sentido, debes asegurarte de que contar siempre con cartuchos o tóner para impresora. Asimismo, tendrás que estar atento a que nunca falte papel para realizar copias. Estas son cosas que en una oficina nunca deben escasear.
Tal como sucede con los aparatos tecnológicos, la calidad de tinta de impresora y de papel de impresión dependerá del tipo de actividad que realices en tu empresa. En trabajos de diseño y fotográficos, por ejemplo, estamos hablando de insumos indispensables y que deben ser de gran calidad.
Por suerte, hoy en la web hay sitios de venta de tinta para impresora. A través de estos podemos acceder a productos de diversa calidad y de distinto precio de acuerdo a nuestras necesidades.
- Otras cosas importantes
En tu espacio laboral no puede faltar una buena iluminación. Siempre que se pueda, es oportuno que cuentes tanto con buena luz natural (grandes ventanales) como con luz artificial (lámparas potentes). Recuerda que en las oficinas siempre se trabaja “con los ojos”.
En tanto, no descuides la decoración y la armonía estética. A través de la misma se puede aportar a la identidad de la empresa y al sentido de pertenencia de sus trabajadores.
Asimismo, siempre se debe pensar en la comodidad de quienes tendrán que estar allí. En tu oficina no puede faltar un dispensador de agua (para que las personas que trabajan puedan hidratarse) y una máquina de café. Además, si la actividad se realiza en hora de almuerzo o cena, es necesario que la estructura esté preparada para que los trabajadores puedan sentarse a comer allí.
Finalmente, algo muy importante es el cuidado del baño. Las instalaciones de este espacio deben encontrarse en impecables condiciones, pulcras y con todos los elementos necesarios para una buena higiene.
- Hora de abrir tu oficina
Como vimos a lo largo de este artículo, los elementos para abrir tu oficina son muchos y varían de acuerdo a la actividad que se vaya a realizar en la misma, las personas que van a concurrir y el tiempo de trabajo. El kit básico incluye: escritorios, computadoras, papelería, Tinta para impresora y algunos elementos de comodidad como un dispensador de agua.
¿Te falta algo? Bueno, ya no tienes más excusas. Ya sabes todo lo que necesitas. No pierdas más el tiempo. Es hora de que tengas tu oficina y de que puedas desarrollar tu actividad de la mejor manera. Mucha suerte y buena jornada de trabajo.